Проект
Народний чемпіонат Україна-Польща 2010
Зміст
Терміни, визначення та скорочення
Резюме проекту.
Польський партнер.
Забезпечення комунікації.
Підготовка
Програма проекту
Організаційні питання
Збір заявок на участь
Кількість та склад команд-учасниць
Визначення пар команд-учасниць
Візові питання
Виконання
Проведення та висвітлення ходу матчів
Обов’язкова екскурсійна програма
Харчування, ночівля та додаткова культурна програма
Трансфер.
Підтримка
Медіа-партнери
Спонсори
Завершення проекту
Звітність
Терміни, визначення та скорочення
БО ВБФ «Нові обрії» - Благодійна організація «Всеукраїнський благодійний фонд «Нові обрії» - некомерційна організація, яка заснована та діє у відповідності до законодавства України та виступає ініціатором проекту, організатором і виконавцем його української частини.
ВВ – відповідальний волонтер – волонтер, який виконує обов’язки координатора проекту на території СКУ та супроводжує її під час поїздки до країни суперника.
Волонтер – фізична особа, яка виявила бажання та докладає зусиль щодо виконання робіт (частини робіт), спрямованих на виконання проекту в цілому або його частини на безкоштовній основі.
Пара команд-учасниць – дві команди учасниці (по одній з України та Польщі), які є суперниками одна одній та проведуть дві гри в межах чемпіонату (по одній на власному полі та в гостях).
Польський партнер – некомерційна організація, яка заснована та діє у відповідності до законодавства Польщі та виступає організатором і виконавцем польської частини проекту.
Проект – тут Народний чемпіонат з футболу Україна-Польща 2010.
СКУ – сільська команда-учасниця – футбольна команда, що братиме участь у проекті.
Трансфер – перевезення СКУ з міста проживання до міста приймаючої сторони з метою участі у проекті.
Резюме проекту.
Від 50 до 100 команд із сіл та невеличких містечок України та Польщі проведуть по два футбольних матчі між собою – по одному на полі вдома та у суперника.
Більше як 6000 людей погостюють та переночують один у одного в Україні та Польщі. Для багатьох учасників з України це буде перший виїзд за межі країни.
Під час відвідин сусідньої держави гості матимуть змогу ознайомитись з цікавими місцями та культурою братнього народу.
Польський партнер.
Польський партнер є організатором та виконавцем проекту з боку Польщі. Вій має свободу дій в рамках узгоджених умов співпраці та несе відповідальність за успішне виконання проекту на території його повноважень.
Після вибору польського партнера та узгодження з ним умов співпраці між БО ВБФ «Нові обрії» та польським партнером підписується угода про співробітництво.
Забезпечення комунікації.
Основним методом обміну інформації між партнерами в процесі підготовки проекту є електронна пошта. Відповіді на отримані повідомлення мають бути надіслані у наступні терміни:
- для термінових повідомлень – протягом двох годин з моменту отримання;
- для звичайних повідомлень – протягом шести годин з моменту отримання.
У разі неможливості надіслати відповідь у вказані терміни має бути надіслане повідомлення з поясненням причини та зазначенням терміну надсилання відповіді по суті.
Обговорення та конференції відбуватимуться за допомогою Skype. Запит на проведення конференції має бути надісланий ініціатором усім учасникам не пізніше ніж за 18 годин із зазначенням теми та регламенту.
Під час виконання проекту зв'язок між партнерами та учасниками здійснюється за допомогою мобільного зв’язку або чат-технологій через Інтернет. Консультаційна підтримка забезпечується «гарячою лінією» проекту.
Підготовка
Програма проекту
1. лютий 2010 р. - підготовка документації, пошук польського партнера, узгодження детального плану виконання проекту, уточнення вимог законодавства;
2. березень - квітень 2010 р. - розповсюдження інформації щодо проекту, відбір команд-учасниць, уточнення обсягу робіт щодо підготовки команд до виїзду в Польщу/Україну, пошук партнерів та спонсорів;
3. травень-червень 2010 р. - підготовка до проведення першого етапу чемпіонату: оформлення документів, узгодження розкладу та програми перебування, організація трансферу;
4. кінець червня/початок липня 2010 р. - проведення першого етапу чемпіонату (точна дата проведення має бути узгоджена з польським партнером);
5. липень 2010 р. - підведення проміжних підсумків, внесення коригувань у програму підготовки другого етапу чемпіонату (при необхідності).
6. липень 2010 р. - підготовка до проведення другого етапу чемпіонату: оформлення документів, узгодження розкладу та програми перебування, організація трансферу;
7. серпень 2010 р. - проведення другого етапу чемпіонату (точна дата проведення має бути узгоджена з польським партнером);
8. серпень-вересень 2010 р. - підведення підсумків проекту (відзначення учасників, волонтерів, партнерів та спонсорів, збір відгуків та пропозицій), визначення результатів проекту, складання звітності.
Уточнення та редагування програми проекту триватиме протягом всього часу його реалізації.
Організаційні питання
Попередньою підготовкою проекту займається організаційний комітет.
Після вибору польського партнера та домовленості з ним щодо проведення Чемпіонату до роботи над проектом залучаються волонтери.
Волонтери залучаються до роботи за такими напрямками:
· робота з документами;
· робота зі спонсорами;
· створення і наповнення сайту проекту;
· висвітлення ходу матчів на сайті проекту;
· «гаряча лінія» проекту;
· робота по організації СКУ та прийому команди-суперника;
· супроводження СКУ на виїзді;
· суддівство матчів, що проводяться в Україні;
· фото-відео зйомка матчу.
Роботу волонтерів контролює та координує організаційний комітет.
Для успішного виконання проекту серед волонтерів проводяться роз’яснювальні роботи:
· підготовка ВВ до виконання обов’язків старших у групах;
· підготовка ВВ до організації прийому;
Форма для команд та для суддів.
Збір заявок на участь
Термін збору заявок на участь у проекті від команд-учасниць узгоджується з польським партнером. Контроль його дотримання, а також координація дій організаційних комітетів та волонтерів покладаються на відповідальну особу кожної сторони.
9. Підготовка пропозиції.
Для участі у Чемпіонаті необхідно подати такі документи:
· Заявка на участь у проекті;
· Додаток 1 до Заявки про склад учасників;
· Фотографію стадіону, де буде проводитися матч.
· Додаток 2 до Заявки про відповідальних осіб (волонтерів);
· Опис екскурсійної програми – обов’язково;
· Опис додаткової культурної програми – за бажанням.
10. Вибір каналів розповсюдження пропозиції
11. Розповсюдження пропозиції.
12. Моніторинг та збір відгуків та Заявок.
13. Обробка заявок.
Необхідними Умовами для подання Заявки на участь є:
- наявність футбольного стадіону, придатного для проведення матчу;
- наявність мінімум 14 гравців віком від 18 до 55 років, яким не заборонені активні фізичні навантаження та які виявили бажання та підтвердили спроможність взяти участь у Чемпіонаті;
- згода усіх учасників на обов’язкову взаємну гостинність, що полягатиме у наданні команді суперника та супроводжуючим особам місця для ночівлі та 2-3 разового харчування безкоштовно;
- пропозиція щодо організації обов’язкової екскурсійної програми до визначної пам’ятки культури/історії/природи тощо, яка знаходиться в адміністративному районі проведення матчу.
Інші культурні заходи на час перебування гостей залишаються на розгляд сторони, яка приймає.
Кількість та склад команд-учасниць
Після попереднього відбору заявок від команд-учасниць плануються інспекційні відвідини сіл та стадіонів. Інспекційні відвідини забезпечуються силами організаційного комітету та волонтерів.
За результатами інспекційних відвідин інспектори складають Звіт про інспекційну перевірку.
Після збору інспекційних звітів проходить їх обробка та попереднє затвердження списку СКУ).
До складу команди-учасника входять:
· 14 гравців команди (основних + запасних);
· Тренер команди;
· Лікар/медична сестра;
· 2 бокових судді;
· Вболівальники.
Кількість вболівальників обмежується лише розмірами автобуса. При цьому організатори проекту зацікавлені в тому, щоб всі місця в автобусі були зайняті й запрошують бажаючих прийняти участь у проекті та зобов’язуються посприяти у отриманні всіх необхідних документів для поїздки.
Визначення пар команд-учасниць
Інформація про кількість відібраних команд-учасниць з української та польської сторони надсилається партнерові відповідальною особою у визначені наперед терміни. Визначення пар команд-учасниць здійснюється спільними зусиллями виходячи з принципу оптимізації логістичних витрат. Інформація про команди із зазначенням особового складу, контактної інформації, відповідальних осіб розміщується на сайті проекту.
Візові питання
У зазначений термін проводиться підготовка документів учасників для виїзду до Польщі. Польський партнер забезпечує надання листа-запрошення всім учасникам Чемпіонату. Хід підготовки контролюється ВВ та оргкомітетами щотижнево. Підготовка документів передбачає:
- виготовлення за необхідності закордонних паспортів (проїзних документів дитини);
- збір документів на отримання віз:
заповнена анкета на отримання візи;
лист-запрошення від польської сторони;
лист-підтвердження від української сторони;
копія та оригінал громадянського паспорту (свідоцтва про народження для дітей до 16 років);
копія та оригінал закордонного паспорту (проїзного документу дитини);
страховка на термін перебування за кордоном;
дозвіл від батьків для дітей до 16 років;
фотографія заявника формату 3Х4;
- формування пакетів документів на отримання візи та подача їх до Консульства Польщі;
- отримання паспортів з візами та передача їх керівникам СКУ.
Виконання
Проведення та висвітлення ходу матчів
1. Проведення матчів відбудеться з дотриманням правил та регламенту УЄФА для товариських матчів молодіжних команд.
2. Точний час кожної зустрічі буде узгоджений після прибуття команди гостей у селище, де заплановано проведення матчу.
3. Суддівство забезпечують головний суддя від команди хазяїв та два бокових судді від команди гостей. Інспекторами матчу виступатимуть обидва тренера команд.
4. Висвітленням ходу матчів на сайті проекту опікуються волонтери та оргкомітети.
5. Зацікавлені ЗМІ отримують підтримку від волонтерів та оргкомітетів.
6. Національне радіо «Ера» здійснює пряму трансляцію-коментар ходу Чемпіонату.
7. По закінченні Чемпіонату підсумкова інформація розміщується на сайті проекту та українського і польського партнерів.
8. Кожна СКУ отримує подарунковий пакет: фотографії учасників, відео-зйомка матчу, видання Чемпіонату.
Обов’язкова екскурсійна програма
Окрім безпосередньо матчу програма перебування гостей передбачає обов’язкову екскурсійну програму до найближчої видатної пам’ятки історії/природи/культури.
Така екскурсійна програма організовується силами волонтерів з боку приймаючої сторони за підтримки координаційного центру.
Транспортні послуги для проведення такої екскурсії забезпечуються перевізником.
Харчування, ночівля та додаткова культурна програма
Обов’язковою умовою участі команди у Чемпіонаті є її згода на взаємну гостинність та дотримання умов відвідин сусідньої країни, про що будуть складані особові Угоди з учасниками.
Взаємна гостинність полягає у згоді учасника прийняти у себе члена команди-суперника, забезпечити йому 2-3-разове харчування та супровід на час перебування.
Для гостей, яким не вистачить місця для проживання, перебування організовується волонтерами від СКУ за підтримки організаційного комітету та за кошти проекту.
Безпосередньо після матчу силами волонтерів на місцях організовується святковий обід/вечеря з дотриманням місцевих традицій та наявністю національних страв.
Трансфер.
Деталі та базу даних щодо трансферу веде оргкомітет з можливістю доступу до неї ВВ та усіх бажаючих.
1. За 2 тижні до дня старту сумісно з польськими партнерами затверджується остаточний список СКУ та поіменний склад команд і супроводжуючих осіб.
2. Приймається рішення про замовлення транспорту. Договір про транспортні послуги та розрахунки з української сторони здійснює БО ВБФ «Нові обрії», з польської – польський партнер.
3. Контроль та координацію виконання трансферу забезпечують оргкомітети за участі ВВ та транспортної компанії-перевізника.
4. Оперативна інформація про хід трансферу своєчасно оновлюється на сайті Заходу.
Супроводжуюча особа перед від’їздом повинна мати при собі:
· Інструкцію щодо супроводження автобусу.
· Брошуру про Польщу та про район відвідин;
· Карту проїзду до міста перебування;
· Контактні дані приймаючої сторони;
· Мобільний телефон з виходом в роумінг;
· Пам’ятку про перетин кордону.
Документи, які надаються кожному учаснику:
· План-схема міста перебування;
Підтримка
Медіа-партнери
Місцеві СМІ села/району, що приймає
Національна радіомережа «Ера»
ВВС Україна
Загальнонаціональні ЗМІ
Спонсори
З української сторони проект виконується за підтримки партнерів та спонсорів
Завершення проекту
Звітність
Після закінчення проекту складається внутрішній звіт про його виконання згідно з формою, затвердженою організаційним комітетом:
- Протягом 10 днів з моменту завершення проекту ВВ надаються звіти про виконання проекту у межах їх відповідальності.
- Протягом наступних 20 днів організаційний комітет складає консолідований звіт про виконання проекту.
- Консолідований звіт підписує Виконавчий директор БО ВБФ «Нові обрії».
На вимогу партнерів та спонсорів організаційний комітет забезпечує підготовку зовнішньої звітності у відповідності до встановлених форм та термінів. Такі звіти підписують Виконавчий директор БО ВБФ «Нові обрії» та особа, відповідальна за виконання проекту.
